Jak díky AI zlepšit spolupráci na projektech

Co v článku najdete

• Proč už úkoly nemusí dostávat jen lidé.
• Jak pomocí AI-WBS rozdělit práci mezi lidi a různé modely.
• Jak připravit zadání a handoff, ve kterém může rovnou pokračovat člověk i jeho AI.
• Kdy si pro projekt postavit vlastní software.
• Hotový prompt a víkendový experiment, na kterém si celý přístup vyzkoušíte.

V poslední době jsem několikrát dostal nadšenou reakci na věci, které jsem posílal našim obchodním partnerům nebo zákazníkům. Několikrát mi dokonce řekli, že „takto zpracované podklady ještě nikdy neviděli.“

Ať už šlo o rozsáhlý podklad pro právníky, zadání pro marketingovou agenturu nebo o poptávku spojenou s mými osobními financemi. Vždycky jsem nechal AI vytvořit přehledný web a zároveň rychlou možnost, aby si ji příjemce mohl rovnou otevřít ve své AI a pokračovat s ní.

Vždycky jsem z podobné reakce měl velkou radost. Zároveň jsem si říkal, proč takto připravené podklady skoro nikdy nedostávám z druhé strany. Když se potom bavím s dodavateli o tom, jak pracují, většinou zjistím, že práci pro klienta a jeho AI zatím vůbec nepřipravují.

Projekt bez jediného meetingu

U individuální produktivity už AI šetří spoustu času. U větších projektů ale může změnit práci celého týmu - a právě tam podle mě začíná ta zajímavější část.

Poprvé mi to došlo u projektu, který jsme zvládli bez jediného meetingu. Pracoval jsem na poměrně velké aktualizaci naší metodiky, kterou jsme měli rozjet v několika evropských zemích. Když jsem ji dokončil a chtěl předat kolegům, kteří ji měli realizovat, poprosil jsem AI, aby všechno poskládala, popsala a připravila předání nejen pro ně, ale i pro jejich AI. Bylo mi jasné, že si podklady stejně otevřou ve svých nástrojích.

Kolegům jsem místo úvodní schůzky poslal podklady připravené rovnou pro ně i jejich AI. Převzali si je bez jediného meetingu, mohli se doptávat a často dostali lepší odpovědi, než bych jim dokázal dát já.

Od té doby si čím dál víc všímám, jak se mění práce na větších projektech a s ní i spolupráce a předávání informací v týmu.

AI zatím moc nepočítá s AI

Když dnes požádáte AI, aby rozpadla větší projekt a odhadla jednotlivé úkoly, často vůbec nepočítá s tím, že část práce udělá sama. Ke každému kroku přiřadí lidské hodiny, přestože řadu z nich zvládne AI, agent nebo automatizace.

Podobně přistupuje i k času. Odhad sestaví, jako kdybyste u každého úkolu seděli od začátku do konce a dělali ho sami. Ve skutečnosti část práce zadám agentovi a mezitím řeším něco jiného. Jiné úkoly běží souběžně. U dalších nechám AI vytvořit zadání pro kolegy. Práce dnes zkrátka probíhá úplně jinak než dřív a měli bychom toho využít i při plánování.

I na základě téhle zkušenosti se teď daleko víc zamýšlím nad tím, jak plánuju práci, řídím projekty a řeším spolupráci interně i s našimi partnery.

Postupně jsem si pojmenoval pět hlavních změn, které mi už dnes pomáhají plánovat a předávat práci daleko lépe.

1. Úkoly už nedostávají jen lidé

Hlavně se ale mění to, na čem pracujeme. Pokud dnes používáme AI ke stavění softwaru nebo vytváření nových projektů, nemůžeme jejich vznik řídit postaru. Mění se práce i způsob, jakým vzniká. Takže se musí změnit i to, jak ji řídíme.

Když mám nějaký úkol, můžu požádat AI, aby zjistila možnosti řešení nebo aby ho rovnou udělala. Případně z něj vytvořím zadání pro kolegu. Úkoly už dnes mají tolik variant, že je nemá smysl automaticky zadávat sobě nebo dalším lidem. Naopak se snažím, aby jich co nejvíc udělala AI.

2. AI-WBS počítá jinak

WBS neboli Work Breakdown Structure je rozpad projektu na menší úkoly. Pro práci s AI používám vlastní variantu a říkám jí AI-WBS.

Začínám výsledkem, který má na konci existovat. Silný model potom rozdělí projekt na části, které lze samostatně vytvořit a zkontrolovat. U každé části určíme vykonavatele, potřebné vstupy, závislosti, způsob kontroly a podobu předávky.

Jednodušší úkol nemusí dělat nejchytřejší a nejdražší model. Výkonnější AI může držet celek a rozdělovat práci. Důležité výstupy také zkontroluje. Rutinní části zvládne rychlejší model nebo specializovaný nástroj.

Člověk zůstává u rozhodnutí, vztahů, citlivých dat a odpovědnosti za výsledek.

Pokud si to chcete vyzkoušet, připravil jsem pro vás prompt. Dejte mu konkrétní projekt a on z něj vytvoří AI-WBS a rozpadne ho do jednotlivých úkolů. Jen nezapomeňte, že pokud ho použijete v běžném chatovacím nástroji, budete muset velkou část práce udělat sami. Pokud ho ale spustíte v agentním nástroji, udělá celý plán za vás.

Otevřít můj AI-WBS prompt

Ve spolupráci s AI dnes můžeme vytvořit naprosto skvělé podklady pro lidi i pro jejich AI. Místo dlouhého dokumentu připravím přehledný web se vším důležitým na jednom místě. Příjemce si ho projde, stáhne si potřebné soubory nebo ho otevře ve své AI a rovnou pokračuje.

Často na to stačí jedna Power Hour - hodina, někdy klidně jen 20 minut ;) - během které s AI připravím něco, co mi potom zjednoduší veškerou další komunikaci a spolupráci na projektu.

4. Práci si předávají i agenti

Při práci na některých projektech už dopředu vím, že chci výstup předat AI k dalšímu dopracování nebo ke zpětné vazbě. Někdy ho předávám mezi dvěma různými nástroji, dnes hlavně mezi Codexem a Claude Code.

Při přechodu do jiného prostředí si nechávám připravit handoff neboli předávku práce. Další agent díky ní dostane veškerý kontext a přesně ví, co má udělat.

Stejný princip začínám používat i při předávání práce lidem. Kolegovi už často nestačí finální dokument. Potřebuje také důvody důležitých rozhodnutí a informaci, co se zatím nepodařilo. Jeho AI navíc potřebuje podklad ve formátu, který dokáže přímo přečíst.

Proto má například tento článek vedle běžné webové stránky také čistou textovou verzi ve formátu Markdown (vaše AI vám poděkuje). Člověk si ho může přečíst na webu, jeho AI pak může pracovat jen se samotným obsahem.

Dobře připravený handoff mi dnes ušetří víc času než další statusová schůzka.

5. Pro velký projekt si můžete postavit vlastní software

Můj vztah k softwaru se naprosto proměnil. Už v roce 2024 jsem v komentáři pro Hospodářské noviny předpověděl příchod takzvaného vibe codingu.

Tehdy jsem text o budoucnosti zakončil myšlenkou:

“

„I proto bychom se měli urychleně začít připravovat na svět bez programátorů, ve kterém budou programátory úplně všichni.“

Teď se tenhle trend rozjel naplno a vy tak můžete vytvořit program, aplikaci nebo automatizaci pro jakýkoliv projekt.

Já osobně jsem postavil vzdělávací portál pro Future AI Leader, vlastní CRM, několik aplikací pro zařízení Apple a systém, ve kterém řídím psaní nové knihy. Další ukázky jsem dal do tohoto LinkedIn příspěvku.

Vibe coding mi umožňuje postavit si přesně to, co zrovna potřebuji. A právě v tom vidím jednu z největších příležitostí AI - můžeme konečně přizpůsobit nástroje vlastní práci, místo abychom vlastní práci přizpůsobovali nástrojům.

Jak to spolu souvisí

V létě jsem systém své práce poskládal do jednoduchého rámce.

Best Intelligence mi pomáhá vybrat správnou inteligenci pro konkrétní práci. Living Context dává AI přístup k aktuálním zdrojům a předchozím rozhodnutím. Do Compounding Systems se ukládají opravy a osvědčené postupy, aby další projekt nezačínal od nuly.

Všechny výše zmíněné nástroje - AI-WBS, Power Hour, handoffy i vlastní projektové nástroje - jsou praktickým použitím tohoto rámce. Navíc už v mém systému běží zcela automaticky :)

Právě v tom je krása AI - jakmile pochopíte, jak to celé funguje a jak stavět systém podle vlastní práce, všechno za vás začne dělat AI. Včetně toho, že zlepšuje sama sebe.

Pokud se chcete naučit pracovat stejným způsobem, přihlaste se do programu Future AI Leader. Systém práce a „AI-native“ work bude jedním z hlavních témat celého programu.

Víkendový experiment

Zkuste si o víkendu udělat čas na Power Hour - dejte do své AI níže uvedený prompt a uvidíte, jestli vám některá ze zmíněných změn pomůže pracovat o něco lépe.

Přečti si celý článek na adrese https://drimalka.com/inspirace-zdarma/ai-native-work. Podle toho, co o mně, mé práci a mých projektech víš, projdi všech pět změn. U každé napiš, co už pravděpodobně používám, kde mám nevyužitou příležitost, jaký přínos by mi změna přinesla a co by její zavedení mohlo zkomplikovat. Vyber jednu změnu s největším přínosem a navrhni experiment, který zvládnu za 60 minut nebo během jednoho víkendu. Pokud o mně nemáš dost informací, polož mi nejvýše tři otázky.

Pokud ano, budu rád za zpětnou vazbu ;)

F.

P. S. Příští týden budu o AI-native práci mluvit na Transformation Summitu.

P. P. S. Stejné téma otevřu i na akci The State of AI. Máme už víc než 2 000 přihlášených, tak neváhejte - online přístup je zdarma ;)