To že lidé tráví na schůzkách a videohovorech neuvěřitelné množství času, není žádnou novinkou. Dokládá to celá řada studií a analýz, ale i běžný pohled do našich kalendářů. Sám jsem viděl desítky kalendářů našich zákazníků a někdy to byl šílený pohled. Přitom se stačí podívat a člověk hned vidí, jestli opravdu řídí svůj čas nebo jestli je řízen někým jiným.

 Čas strávený na (online) schůzkách přitom může mít negativní dopad jak na naše zdraví a stres, tak na produktivitu a výsledky naší práce. Pokud máme celý den zablokovaný jedním meetingem za druhým, těžko můžeme řešit strategické a opravdu důležité úkoly, zamýšlet se nad automatizací naší práce nebo nad tím, jak za stejné množství času dosáhnout několikrát lepších výsledků (ano, dívám se na tebe, koncepte 10X). Stejně tak nejsme schopni pracovat udržitelně a po celém dnu stráveném na schůzkách dokončujeme úkoly po večerech a o víkendech. Což určitě není ten „nový svět práce“, jak jsme si ho představovali před pár lety…

 Studie Microsoft o možném dopadu online schůzek na náš mozek.

 Plán tvůrce, plán manažera

 Známý technologický investor a zakladatel jednoho z nejslavnějších startupových inkubátorů Y Combinator napsal už v roce 2009 vynikající článek „Maker’s schedule, manager’s schedule„, ve kterém krásně popisuje rozdíly mezi prací manažerů a tzv. tvůrců:

 „Existují dva typy programů v kalendáři, které můžeme nazývat plán manažera a plán tvůrce. Manažerský plán je určen pro šéfy. Je ztělesněn v kalendáři, ve kterém je každý den rozdělen do hodinových intervalů. Pokud je potřeba, může si na jeden úkol vyblokovat několik hodin, ale většinou se každou hodinu mění to, co děláte. Většina vlivných lidí je v rozvrhu manažera. Je to rozvrh velení.

Existuje však ještě jeden způsob využití času, který je běžný u lidí, kteří něco vytvářejí, jako jsou programátoři či spisovatelé. Ti obecně dávají přednost používání času v jednotkách minimálně půl dne. V jednotkách hodin se nedá dobře psát ani programovat. To je sotva dost času na to, abyste mohli začít.

 Když pracujete podle plánu tvůrce, jsou schůzky katastrofou. Jediná schůzka může zničit celé odpoledne tím, že ho rozdělí na dvě části, z nichž každá je příliš malá na to, aby se na ní dalo něco pořádného udělat. Navíc si musíte pamatovat, že na schůzku musíte jít. To pro někoho, kdo pracuje podle rozvrhu manažera, není žádný problém. Vždycky se něco chystá na další hodinu; jedinou otázkou je co. Ale když má schůzku někdo, kdo je v rozvrhu tvůrce, musí na ni myslet.“

 (Díky překladači DeepL za zjednodušení práce!;)

 Díky novým technologiím a s příchodem nových způsobů práce je mezi námi čím dál méně manažerů a čím dál více tvůrců. Nebo by to tak alespoň podle mě mělo být. Mnohé firmy to chápou, přecházejí na agilní způsob práce, dávají lidem daleko větší „end to end“ odpovědnost nebo dokonce ruší vertikální strukturu a manažerské pozice jako takové.

 I sami lidé mění svoji práci, přestávají pracovat „od 9 do 5“ a začínají čím dál více využívat výhod moderní digitální ekonomiky. Ať už tak, že pracují na svých projektech, pro více firem najednou, nebo tak že si přivydělávají v rámci tzv. gig economy (využít můžete například náš nový projekt Digitask.cz, na kterém najdou uplatnění lidé, kteří zaváděli ve firmě zajímavé technologie nebo kteří umí lidem pomoci s využíváním digitálních nástrojů).

Já osobně věřím tomu, že v roli tvůrce můžeme dokázat neuvěřitelné věci. Často i daleko více, než v roli manažerů. Stačí mít dobré nápady a umět je díky technologiím uvést v život. Nebo správně delegovat a „challengovat“ váš tým, aby s technologiemi experimentoval a využíval je na 100 %. A to i když pracujeme v roli, jejiž primární funkcí je potkávat se s dalšími lidmi. I v tomto případě můžeme vytvářet větší hodnotu tím, že tvoříme, než tak že sedíme na jedné schůzce za druhou (přičemž se často věnujeme úplně jiným věcem).

Jak vypadá váš kalendář? Jako ten vlevo, nebo vpravo? Více v článku na Todoist.com.

Jak?  Třeba tím, že když máme volno v kalendáři, můžeme se věnovat strategickým věcem. A klást si otázky, jako například:  Co můžeme udělat dnes pro to, abychom měli zítra jednodušší práci? Jak můžeme zvýšit prodej našich služeb 10x? Jaké můžeme zavést digitální podpis a kompletně se zbavit papírových dokumentů?  Jak můžeme všechny naše reporty v Excelu převést do Power BI? A tak dále, a tak dále…

 Nebo tak, že získáme čas na trávení kvalitního času s kolegy nebo prostor pro náhodné diskuse s nimi (ať už na živo, online nebo ve virtuální realitě). Jen tak. Přesně dle přístupu „management by walking around“, o kterém mluví ředitel Sodexa Dan Čapek v našem HOTCAST rozhovoru.

 Případně tím že zautomatizujeme a podpoříme tím všechny další aktivity, které zahrnují práci s lidmi. Tak jak to dělám třeba já v několika posledních měsících. V rámci prodeje používám LinkedIn a řadu nástrojů pro automatizaci komunikace a obchodu (a věřím, že udělám za pár hodin týdně více obchodu, než běžný obchodník za měsíc). Díky přednahraným videím a aplikacím jako Airtable, Videoask nebo Demio mohu neuvěřitelně jednoduše řídit své manažerské rozvojové programy Digital Leadership Masterclass. A tak bych mohl pokračovat. 

Paralelně, nebo sériově?

 Seth Godin to krásně shrnul ve svém článku Respektování jejich času: 

„Když obcházíme místnost a necháváme každého člověka, aby se představil, plýtváme časem, pozorností a důvěrou. 40 lidí, 45 minut pryč. A co hůř – první osoba stráví 43 minut sněním a osoba, která jde poslední, stráví 44 minut přemýšlením o tom, co má říct.

 Když posluchačům čteme své powerpointové slajdy, sabotujeme své sdělení a plýtváme pozorností, která nám byla udělena.

Když škola promarní čas v živé třídě vyžadováním přednášek místo odpovídání na otázky, promarní drahocenné zapojení studentů v reálném čase. Mnohem produktivnější je zadat přednášku na videu, kterou student absolvuje svým vlastním tempem.

 Když organizátor konference (pamatujete na konference?) nechá lidi čekat v dlouhé frontě, aby se mohli přihlásit, místo aby použil systém pro chytré telefony, spálí milion dolarů na čase a cestovních nákladech.

 Jednou z málo viditelných výhod současného světa je, že můžeme nově nastavit to, co je možné dělat ve frontě a co lze dělat paralelně. Přitom platí jednoduché pravidlo: Pokud to lze udělat vlastním tempem, mělo by se to tak udělat. Pokud je přínosné, abychom to dělali všichni společně, pojďme to dělat společně.“ 

Loom? Zoom? Room?

 Z toho důvodu pokládám za jednu z nejdůležitějších věcí, na kterou by se měly firmy všech velikostí zaměřit, rozdělení synchronní a asynchronní práce. A uvolnění kalendářů lidí tak, aby lidé mohli tvořit a věnovat se práci s opravdovou přidanou hodnotou. 

Na svém posledním webináři Budoucnost práce jsem to vyjádřil jednoduchou myšlenkou – Loom, Zoom nebo Room? Loom je skvělý nástroj pro asynchronní komunikaci, ve kterém nahrajete a sdílíte video, nebo snímek obrazovky (mimochodem, příběh Loomu je velmi dobře zpracován v tomto článku). Zoom je oblíbená aplikace pro synchronní videohovory. A Room je…jednoduše místnost. Ať už kancelář, zasedačka, nebo kdekoliv se setkáváte se svými kolegy na živo. 

Pro budoucnost spolupráce v digitálním prostředí je klíčové, aby se týmy zamyslely nad tím, kdy se opravdu musí setkat na živo, kdy si mají dát online schůzku a kdy jim naprosto vystačí, aby si sdíleli nahraný vzkaz (ať už video, text, prezentaci, zvukovou nahrávku nebo cokoliv dalšího) a diskutovali o něm asynchronně. Případně zavést nové způsoby práce (např. krosfunkční týmy) nebo si nastavit své procesy „end to end“, tak aby se všechno nemuselo neustále řešit napříč několika odděleními. 

Jedině tak přestaneme pracovat „v práci“ a začneme pracovat „na práci“ jakožto systému. Systému, který lze ladit, inovovat, automatizovat a designovat daleko lépe a tak, abychom skutečně využili technologie…k čemukoliv, čeho chcete dosáhnout 🙂

Jak začít?

•  Proveďte lídry vaší organizace programem Digital Leadership Masterclass.

• Spojte se s Digiskills.cz a pobavte se o tom, jak díky vzdělávacím programům posunout myšlení a práci ve vaší organizaci o míle dopředu.

• Udělejte si retrospektivu se svým týmem a pobavte se o tomto tématu. Můžete k tomu využít můj koncept 3S.

• Přihlaste jednoho ze svých kolegů do digitální akademie Automatizace v Power Automate  nebo Objevte v sobě digitálního a projektového génia.

• Objednejte si do firmy Red Button EDU nebo ze svého týmu udělejte Učící se organizaci.

• Objednejte si knihu HOT: Jak uspět v digitálním světě pro sebe nebo své kolegy (případně jako ideální vánoční dárek vašim zákazníkům;).

Nebo – pokud pracujete v HR oddělení, přihlaste se na můj webinář Budoucnost práce a firem, kde se o tomto tématu budeme bavit více do hloubky.